En la era digital, la transformación de los procesos tradicionales hacia un entorno electrónico se ha convertido en una necesidad imperiosa para las empresas que buscan optimizar su eficiencia, reducir costos y mejorar la competitividad. Cabe recordar que la Ley Crea y Crece establece que a partir del 1 de julio de 2025, las empresas con ingresos menores a 6 millones de euros deberán proporcionar de inmediato su facturación a la Agencia Tributaria. En el caso de Autónomos, tendrán hasta el 1 de julio de 2028.
En este contexto, la facturación electrónica emerge como un elemento clave a la par de obligatorio para impulsar la digitalización integral del negocio, ofreciendo una alternativa moderna y eficiente a un proceso central en la operativa efectiva de cualquier empresa.
1. Abordando los retos de la facturación manual:
Las empresas que aún manejan un sistema de facturación manual se enfrentan a diversos desafíos:
- Ineficiencia y lentitud: los procesos manuales conllevan un alto consumo de tiempo y recursos, desde la creación y envío de facturas hasta su recepción y archivo. Un estudio de Deloitte reveló que las empresas que utilizan la facturación manual pueden dedicar hasta 10 días a procesar una sola factura.
- Alto riesgo de errores: la intervención humana aumenta la probabilidad de errores en la generación de facturas, lo que puede generar conflictos con clientes y proveedores, además de implicar costos adicionales por reemisiones y correcciones. Según un estudio realizado por PwC en 2021, el 6,8% de facturas manuales procesadas por empresas españolas presentaban errores.
- Falta de visibilidad y trazabilidad: el seguimiento del estado de las facturas y su historial resulta complejo en un sistema manual, dificultando la toma de decisiones oportunas y la gestión eficiente del flujo de caja.
- Impacto ambiental: el uso excesivo de papel y tinta genera un impacto ambiental negativo, lo que va en contra de las prácticas sostenibles cada vez más demandadas tanto por consumidores como por accionistas.
- Almacenaje: como consecuencia directa del uso de papel para este proceso, requiere de la creación de espacios seguros y bien indexados para la salvaguarda y utilización de las facturas, creando otro punto de fisura en caso de accidente y pérdida de los documentos originales.
2. La facturación electrónica como catalizador de la transformación digital:
La implementación de la facturación electrónica en una empresa que opera de forma manual representa un salto significativo hacia la digitalización integral del negocio. Entre sus principales beneficios se encuentran:
- Automatización y agilización de procesos: automatización de generación, envío, recepción y archivo de facturas, reduciendo significativamente el tiempo y los recursos necesarios para su gestión. Un estudio de la Comisión Europea encontró que la facturación electrónica puede reducir el tiempo de procesamiento de facturas en un 80%.
- Minimización de errores: reducción considerable del riesgo de errores en la generación de facturas, lo que se traduce en menos conflictos, reprocesos y costos adicionales.
- Mejora de la visibilidad y trazabilidad: facilidad a la hora de seguir el estado de las facturas en tiempo real, permitiendo una mejor gestión del flujo de caja y una toma de decisiones más informada.
- Reducción del impacto ambiental: la eliminación del papel y la tinta en la facturación contribuye a la sostenibilidad del negocio y a la protección del medio ambiente.
- Mayor seguridad y confiabilidad: incorporación de mecanismos de firma electrónica y cifrado que garantizan la autenticidad, integridad y confidencialidad de las facturas.
- Acceso a nuevas oportunidades de negocio: apertura a la participación en plataformas de comercio electrónico y a la colaboración con empresas que ya han digitalizado sus procesos.
3. Implementando la facturación electrónica: pasos hacia una transformación exitosa:
La integración de la facturación electrónica en una empresa requiere de una planificación cuidadosa y una ejecución estratégica. A continuación, se detallan algunos pasos clave para una implementación exitosa:
- Evaluación y análisis: realizar un análisis exhaustivo de los procesos actuales de facturación para identificar las áreas de mejora y los recursos necesarios para la implementación.
- Selección de un proveedor de servicios de facturación electrónica: elegir un proveedor confiable que ofrezca una solución integral que se adapte a las necesidades específicas del negocio. Desde Lucual18 podremos evaluar tu caso de manera integral y brindarte las herramientas para la transformación digital de tu empresa.
- Capacitación del personal: brindar al personal la capacitación adecuada para que puedan utilizar de manera eficiente la nueva plataforma de facturación electrónica.
- Integración con los sistemas existentes: integrar con los sistemas contables y de gestión empresarial existentes para garantizar un flujo de información fluido y automatizado.
- Pruebas y ajustes: realizar pruebas exhaustivas antes de la implementación completa para garantizar el correcto funcionamiento del sistema y detectar posibles problemas.
- Comunicación y seguimiento: comunicar de manera efectiva a clientes y proveedores del cambio a la facturación electrónica y brindar soporte durante el proceso de adaptación.
La facturación electrónica no solo representa un cambio en la forma de emitir y recibir facturas, sino que se convierte en un catalizador para la transformación digital. Al optimizar la eficiencia, reducir costes, mejorar la seguridad y abrir nuevas oportunidades, la facturación electrónica impulsa la competitividad y el crecimiento de las empresas en un entorno digital cada vez más exigente. Al dar este paso crucial, las empresas se beneficiarán de un futuro más eficiente, sostenible y competitivo.
En definitiva, la adopción de la facturación electrónica ya no es una opción, sino una necesidad y obligación para todas las empresas del tejido empresarial español.
Fuentes
- Deloitte. (2023). La nueva era de la facturación electrónica. https://www2.deloitte.com/do/es/pages/about-deloitte/topics/newsroom/2023/la-nueva-era-de-la-facturacion-electronica.html
- PwC. (2021). Facturación electrónica: una oportunidad para la transformación digital. https://www.pwc.com/co/es/assets/document/factura-electronica-agosto.pdf
- Voxel Group. (2023). Europa avanza hacia la e-Factura obligatoria: España y Francia. https://www.voxelgroup.net/blog/europa-avanza-e-factura-obligatoria-espana-francia/